ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi Kalite Belgesi

-2

KALİTÜRK® olarak sizlere sunduğumuz Çevre Yönetim Belgesi ISO 14000 bir ürün standardı değil sistem standardıdır ve ne üretildiğinden ziyade, nasıl üretildiği ile ilgilenir. Çevre performansının izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesi temeline dayanır. Çevre faktörlerine ilişkin olarak ilgili mevzuat ve kanunlar tarafından tanımlanmış koşullara uymayı şart koşar. Genel tanımlamalarına yer vererek ISO 14001:2004 Çevre Yönetim Sistemini (ÇYS yada İngilizce ismi ile EMS) tanımlayacak olursak;

1.Çevre Yönetim Sistemi, organizasyonun çevresel yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla yürüttüğü sürekli planlanma, uygulama, gözden geçirme ve geliştirme faaliyetleri çevrimidir.

1.1.Çevresel performans, ilgili tarafların görüşlerini ve çıkarlarını dikkate almaz. Bu nedenle, iyileştirme fırsatları, sadece olumsuz çevresel etkilerin azaltılması konumundan organizasyonların faaliyet ve davranışları üzerinde eğitimin ve toplumsal katılımın etkilerinin de dahil edilmesine doğru genişlemektedir.

1.2.Etkin bir ÇYS kolay oluşmamaktadır. Etkin bir ÇYS, süregelen bir yönetim desteğine ihtiyaç göstermektedir. Atölye çalışanlarının katılımı, ÇYS’nin başarısı için elzemdir.

Etkin çevre yönetiminin anahtarı, bir organizasyonun çevresel çabalarının planlanmasında, kontrolünde, ölçümlenmesinde ve iyileştirilmesinde sistematik bir yaklaşımın kullanımıdır.

Diğer bir tanımda da:

2.Doğal yapı ve çevre özelliklerinin korunması için yapılan bir çalışmadır. Duyarlı ve uygun bir çevre yönetim sisteminin ne şekilde oluşturulması ve geliştirilmesi gerektiğini belirleyen, tüm işletmelere uygulanabilen uluslararası bir standarttır. İşletmelerin faaliyetleri nedeniyle çevreye verdiği zararları minimize eden, hammadde ve enerji tüketimini azaltarak finansal açıdan yarar sağlamalarına destek olan uluslar arası kabul gören bir standarttır.

ISO14000 Standartlar ve Kılavuzlar Ailesi

ISO14000 standartlar ailesi, tüm dünyadaki organizasyonların kendi özel durumlarında pratik olarak uygulanabilecek uluslararası kapsamda, olumlu çevresel uygulamalar üzerinde global görüş birliğini yansıtmaktadır. Tüm ISO14000 ailesi, kendi çevresel unsurlarını kontrol etmek ve kendi çevresel performanslarını iyileştirmek konusunda gerekli yönetim araçlarını sağlamaktadır. ISO14000 standartları, karşılıklı olarak destekleyici nitelikte olmakla birlikte, birbirlerinden bağımsız olarak kendi çevresel hedeflerine ulaşmada da kullanılabilirler.

ISO 14001 denetim ayrı olarak, ISO 14000 standartlar serisine dahi birçok başka çevre yönetim standartları da bulunmaktadır. Bu standartların tanımları, ISO’nun ISO 14000 Uluslararası Standartlar Ailesi (The ISO 14000 Family of International Standards) yayınında bulunabilir.

ISO 14001:2004 ÇEVRE YÖNETİM SİSTEMİ NASIL ÇIKMIŞTIR

Uluslararası Çevre Standardına Olan Gereksinim

ISO 14001 çevre yönetim sistemi belgesi bir kurumun yaptığı faaliyetlerde çevreye verdiği zararı bir yönetim sistemi prensibiyle yani sistematik bir şeklide minimize etmeye veya yok etmeye çalışan bir sistemdir. Çevre yönetimi ve kontrolü aslında yeni bir konu değildir. Şirketler ve organizasyonlar, uzun yıllar boyunca, operasyonlarının bugün artık çevresel konular olarak nitelendirilen belirli yönlerinin izlenmesi ve kontrolü için birçok teknik prosedürleri kullanmışlardır. Örneğin, hem envanter/finans amaçlarıyla ve hem de atık inleri ve yasal gereksinimlere uygunsuzluk durumundaki cezalardan kaçınmak amacıyla, şirketin atık suları sistematik olarak gözlemlenmiştir. Çevre performansı açısından olumsuz bir imaja sahip bir kimya endüstrisi kendisini protesto gruplarının ve medyanın baskısı altında bulmaktadır.

Çevre, ilk defa 1980’li yılların ortalarında, organizasyonların bir çevre politikası oluşturmaları ve maliyetleri nedeniyle kaynak ayırmaları durumunda, bunun olumlu etkilerini görmek istediklerinde dikkate alınmaya başlandı.

Ulusal ve uluslararası düzeylerde, hükümetler süratle, aynı zamanda çevresel açıdan aynı hassasiyeti göstermeyen uluslararası rakiplere kapıları kapatmak anlamına da gelen, bu konudaki standartları koyarak gerekli yasaları çıkarmışlardır ve çıkarmayı sürdürmektedirler.

Uluslararası çevre konuları kapsam, çeşitlilik ve karmaşıklık açısından da hızla büyümektedir. Bugün artık Dünya Ticaret Örgütü (World Trade Organization) olarak bilinen Genel Tarifeler ve Ticaret Anlaşması (The General Agreement of Tariffs and Trade), çevresel konuları uluslararası ticaret düzeyinde ele almak üzere, daha önceki çevre komitelerini yeniden oluşturmuştur. Çevresel sivil toplum örgütleri, etkileri toplumu olumsuz yönde etkileyebilecek kamu ve özel sektör projelerini gözden geçirme konusunda dikkatlerini yoğunlaştırmaktadırlar.

ISO 14001 ÇEVRE YÖNETİM SİSTEMİNİ UYGULAMANIN FAYDALARI

Günümüzde tüketiciler artık daha bilinçli hale gelmiştir ve çevreye karşı sorumluluğunu yerine getirmeyen kuruluşlara karşı kamuoyunda çok hızlı tepkiler gelişebilmektedir. ISO 14001 Belgesi sahibi olmanın kuruluş için çok sayıda faydası vardır sağladığı faydalar aşağıda sıralanmaktadır.

İşletme itibar ve Pazar payının artırılması,
Maliyet kontrolünün geliştirilmesiyle masrafların azaltılması ve verimliliğin artırılması,
Çevresel performansın artırılması,
Market Stratejileri,
Girdi malzemeleri ve enerji tasarrufu sağlanması,
Ulusal ve/veya uluslararası mevzuatlara uyumun artırılması,
Uluslar arası rekabette avantaj sağlaması,
Acil durumlara (deprem, yangın, sel vb.) ve kazalara karşı hazırlıklı bulunarak mesuliyetle sonuçlanan kaza vb. olayların azaltılması,
Kirliliği kaynaktan başlayarak kontrol altına alınması ve azaltılması,
Tüm dünyaca bilinen ve kullanılan ortak bir dil olduğundan global pazarda kabul edilirliğin sağlanması,
İzin ve yetki belgelerinin alınmasının kolaylaştırılması,
Şirket faaliyetlerinin çevreye olan etkisi ve çevre riskleri belirlenerek kontrol edilebilir ve bu sayede çevreyi olumsuz etkileyen unsurlar azaltılır.
Çevre ile ilgili yasalara ve mevzuata uyum sağlanır.
Çevre etkilerinden kaynaklanan maliyetler düşer.
Çevreye bırakılan atıklar azalır.
Kaynaklar etkin kullanılır (enerji, su, vb. tasarrufu sağlanır).
Şirket personeline verilen eğitimler sayesinde çalışanlarda çevre bilinci artar.
Acil durumlarda meydana gelebilecek çevre etkileri azaltılır veya tamamıyla ortadan kaldırılır.
Yasal kurumlara karşı, mevzuat ve yönetmeliklere uyulduğu dökümante edilmiş çevre yönetim sistemi ve ISO 14001 Belgesi ile gösterilebilir.
Gerek ulusal, gerekse uluslararası alanda tanınmışlık sağlanarak kuruluşa prestij kazandırır.
Şirket personeline verilen eğitimler sayesinde çalışanlarda çevre bilinci artar.
Çevreye zarar vermeyen bir işletmede çalışmak, çalışanları motive eder.
Tüketicinin çevre ile ilgili beklentilerine cevap verilir ve bilinçli tüketicilere erişebilme ve onları kazanma şansı artar.

ISO 14001:2004 ÇYS İLKELERİ NELERDİR

Çevre Yönetim Sisteminin 5 temel prensibi mevcuttur. Bu temel prensiplere uygun sistemin kurulması çevre yönetim sistemi oluşturulması için olmazsa olmaz şartlardır. Kuruluş aşağıda bu ilkeler kısaca açıklanarak verilmektedir:

Taahhüt (Yükümlülük Altına Girilmesi) ve Politika: Kuruluş çevre politikasını tayin etmeli ve çevre yönetim sistemine bağlılık taahhüdünde bulunmalıdır.
Sistem Planlama: Kuruluş faaliyet, ürün ve hizmetlerinin çevre boyutlarını belirlemeli, bunların önemli olanlarını seçmelidir. Taahhütlerini gerçekleştirmek için amaç ve hedefler tespit etmeli, bu amaç ve hedeflere ulaşmak için gerçekleştireceği faaliyetleri programlamalıdır.
Uygulama ve İşlem: Kuruluş, çevre politikasını gerçekleştirmek, amaç ve hedeflerine ulaşabilmek maksadıyla etkin bir uygulamada bulunabilmek için gerekli yetenek ve imkânlarla birlikte bir destek mekanizması geliştirmelidir.
Kontrol ve Düzeltici Faaliyet: Kuruluş, çevre icraatını ve bu icraattaki başarı derecesini ölçmeli, izleyip değerlendirmelidir.
Sistem Gözden Geçirme ve Geliştirme: Kuruluş, genel çevre icraatını ve bu icraattaki genel başarı derecesini geliştirmek amacıyla, çevre yönetim sistemini gözden geçirmeli ve sürekli olarak iyileştirmelidir.

ISO 14001:2004 ÇEVRE YÖNETİM SİSTEMİ FAYDALARI NELERDİR

Çevre ile ilgili ulusal ve uluslararası şartlara, mevzuatlara ve yasalara uyumun sağlanması,
Çevre etki değerlendirme ve kontrolünün sağlanması,
Kuruluşun saygınlığının arttırılması suretiyle rekabette avantaj sağlaması,
Temiz, sağlıklı ve çevreye karşı duyarlı bir işletme yapısına geçilmesi,
Proses yaklaşımı olgusu kazanımı, iş karmaşasından kurtulmuş işletme yapısının kazanılması,
aynakların etkin kullanılması ile giderlerin azaltılması ve verimliliğin artırılması,
Acil durumlara (doğal afetler,deprem, yangın, sel, savaş vb. gibi) ve kazalara karşı eylem planlarının hazırlanması,
Çevreye saygılı bir kuruluş intibası yaratarak prestij kazandırması,
Uluslar Arası Marka ve Firmalarla çalışma kolaylığı ve Pazar kazanımı,
Atıkların değerlendirilmesinin ve geri kazanılmasının sağlanması,
Potansiyel tehlike noktalarının belirlenmesi suretiyle, kaza vb. olayların azaltılmasının sağlanması,
Kontrollü atık dönüştürme, özenli hammadde seçimi, enerji ve su kaynaklarının daha iyi korunmasının sağlanması,
Müşterilerin çevresel etkiler yönüyle güveninin ve sadakatinin sağlanması,
Çözüm bulma, temizleme ve yasal ihlallerden ötürü ceza ödeme gibi reaktif yönetim stratejilerinden kaynaklanan mali yüklerinden azaltılması,
İşyerlerinin kalitesinin, işçi psikolojisinin, moral durumlarının ve kuruluş değerlerine bağlılığın iyileştirilmesi,

Yeşil üretim süreçlerinin önemli olduğu pazarlarda yeni iş fırsatlarının yaratılması kaynaklarının sonsuz olmadığı, ürün ve faaliyetlerin çevre etkilerinin yerel ve bölgesel kalmayıp global olduğu artık tüm dünyada kabul edilmiş bir gerçektir. Bu gerçek baz alınarak hazırlanan ISO 14001:2004, çevre özelliklerinin ve doğal yapının korunabilmesi amacıyla oluşturulan bir yönetim sistemidir. ISO 14001:2004 standardı, çevre ile ilgili risk ve fırsatların daha verimli bir biçimde yönetilmesine alt yapı oluştururken, sanayi kuruluşlarının faaliyetleri sebebiyle çevreye verdikleri zararı da en aza indirip, enerji ve hammadde tüketimini azaltmayı hedeflemekte ve amaçlamaktadır. ISO 14001:2004, Çevre Yönetim Sistemi standardı uluslar arası alanda tanınmış bir standart olup, kuruluşların faaliyetlerinin, ürünlerinin ve hizmetlerinin çevreyle ilgili unsurlarının daha etkin şekilde nasıl yönetileceği ve işletileceği konusunda bir kılavuzortaya koymaktadır. ISO 14001:2004 standardına uygun bir Çevre Yönetim Sistemi kuran kuruluş, tabi kaynakların tüketilmemesi ve kirletilmemesini veya bu olumsuz etkilerin minimum düzeye indirilerek, çevreye saygılı, güvenilir bir firma imajı uyandırılmasını sağlamaktadır.

ISO 14001:2004 İÇERİĞİ NEDİR

Standardın içeriğinde yer alan 4 madde aşğıdaki şekilde verilmiştir. Madde madde uygulanması gereken unsurlar genel olarak verilmiştir.

MADDE1.Kapsam

MADDE2.Atıf Yapılan Standart Ve/Veya Dokümanlar

MADDE3.Terimler Ve Tarifler

MADDE3.1.Tetkikçi

MADDE3.2.Sürekli iyileştirme

MADDE3.3.Düzeltici faaliyet

MADDE3.4.Doküman

MADDE3.5.Çevre

MADDE3.6.Çevre boyutu

MADDE3.7.Çevresel etki

MADDE3.8.Çevre yönetim sistemi (ÇYS)

MADDE3.9.Çevre amacı

MADDE3.10.Çevre performansı

MADDE3.11.Çevre politikası

MADDE3.12.Çevre hedefi

MADDE3.13.İlgili taraf

MADDE3.14.İç tetkik

MADDE3.15.Uygunsuzluk

MADDE3.16.Kuruluş

MADDE3.17.Önleyici faaliyet

MADDE3.18.Kirliliğin önlenmesi

MADDE3.19.Prosedür

MADDE3.20.Kayıt

MADDE4.Çevre Yönetim Sisteminin Şartları

MADDE4.1.Genel Şartlar

MADDE4.2.Çevre Politikası

MADDE4.3.Planlama

MADDE4.3.1.Çevre Boyutları

MADDE4.3.2.Yasal Ve Diğer Şartlar

MADDE4.3.3.Amaçlar, Hedefler Ve Program/Programlar

MADDE4.4.Uygulama Ve Faaliyetler

MADDE4.4.1.Kaynaklar, Görevler, Sorumluk Ve Yetki

MADDE4.4.2.Uzmanlık, Eğitim Ve Farkında Olma

MADDE4.4.3.İletişim

MADDE4.4.4.Dokümantasyon

MADDE4.4.5.Dokümanların Kontrolü

MADDE4.4.6.Faaliyetlerin Kontrolü

MADDE4.4.7.Acil Duruma Hazır Olma Ve Müdahale

MADDE4.5.Kontrol Etme

MADDE4.5.1.İzleme Ve Ölçme

MADDE4.5.2.Uygunluğun Değerlendirilmesi

MADDE4.5.3.Uygunsuzluk, Düzeltici Faaliyet Ve Önleyici Faaliyet

MADDE4.5.4.Kayıtların Kontrolü

MADDE4.5.5.İç Tetkik

MADDE4.6.Yönetimin Gözden Geçirmesi

ISO 14001:2004 ÇEVRE YÖNETİM SİSTEMİ NASIL KURULUR

Firmada ISO 14000 / ISO 14001:2004 belgeleri ve uygulamaları ile ilgili bir yönetim temsilcisi ataması için bir çalışanın yönetim tarafından belirlenmesi sağlanır. Bu kişiye ISO 14000 / ISO 14001:2004 belgeleri ve standartları ile ilgili firmamız tarafından temel eğitim verilmesi sağlanır.

Firmanın organizasyon şeması yapılır bu şema firmanın mevcut durumu, yöneticilerinin istekleri ve ilgili ISO 14000 / ISO 14001:2004 standartları göz önüne alınarak yapılır ve firma yöneticisinin onayına sunulur.

Proseslerin Yönetimi ve Etkileşimi ile ilgili Eğitim düzenlenmesi, Çevre Politikasının, Vizyon ve Misyonun Belirlenmesi, Ana süreçlerin ve ana süreçlere bağlı alt süreçlerin belirlenmesi, Süreçlere ait girdilerin, çıktıların, performans kriterlerinin ve birbirine olan etkilerinin belirlenmesi, Süreçlerin izlenmesi ile ilgili metotların tanımlanması ,Vizyon misyonla ve kalite politikası ile tutarlı Çevre Hedeflerin Belirlenmesi , Organizasyon şemasındaki görevlerin nitelikleri, görev yetki ve sorumluluklarının yazılı hale getirilmesi Çevre planlarının yazılı hale getirilmesi , gerekli çevre talimatların ilgili kişilere sorularak yazılması, süreçlerin hazırlanması, ISO 14000 / ISO 14001:2004 belgesine uygun olarak El Kitaplarının, prosedürlerinin, talimatların, süreçlerin, çevre planlarının, görev tanımlarının uygun bir formatta doküman haline getirilmesi sağlanır. ISO 14000 / ISO 14001:2004 belgesi, standardın zorunlu kıldığı ve mevcut yapının ön gördüğü Prosedürlerin yazılı hale getirilmesi, ISO belgesinin standardın çevreye yönelik operasyon, izleme ölçme, talimatları ve tanımlama izlenebilirlik, vb. talimatların yazılı hale getirilmesi, ISO 14000 / ISO 14001:2004 belgesi için gerekli Form, rapor, plan, çizelge vb. dokümanların ihtiyaca uygun olarak tasarımı ISO 14000 / ISO 14001:2004 danışmanlık firması(var ise) ile firma yönetim temsilcisi, ISO 14000 / ISO 14001:2004 Çevre Yönetim Sistemine ait tüm dökümanların tamamlanması sağlanır. Bu dökümanların firmaya ve ISO 14000 / ISO 14001:2004 standardına ISO 14001:2004 belgesi için uygun olması gerekmektedir.

Dökümantasyonu hazırlanıp tamamlanan dökümanlar ilgili kişilerin onayına sunulur. Onaylanan dökümanların ilgili personellere dağıtımı yapılır.

Tüm firma çalışanlarına ilgili ISO 14000 / ISO 14001:2004 standardıyla ilgili Genel Bilgilendirme eğitimin gerçekleştirilmesi sağlanır. Çevre Politikası, Çevre hedefleri ve ISO 14000 / ISO 14001:2004 belgesi, Çevre Yönetim sistemi dokümantasyonu hakkında bilgilendirme eğitimi, ISO 14000 / ISO 14001:2004 Uygulamalarınn başlatılması sağlanır.

Hazırlanan formlarının içeriği uygulamalar esnasında hazırlanır. Dış Kaynaklı dökümanların tespiti ve izleme yöntemlerinin belirlenmesi, Kayıtların saklanma süreleri ve korunması ile ilgili yöntemlerin belirlenmesi ve uygulamalarının yapılması, Arşiv ortamının belirlenmesi ve uygulamaların yapılması, Tedarikçilerin değerlendirilmesi ve listelenmesi yapılır ve yayınlanır. Müşteri memnuniyeti ile ilgili çalışmaların yapılması (Müşteri anketleri) Müşteri memnuniyeti ile ilgili sonuçların değerlendirilmesi ve yapılacak düzeltici ve önleyici faaliyetlerin uygulanması, Personel anketlerinin yapılması ve personelin görüş öneri ve isteklerinin alınması ISO 14001:2004 belgesi Çevre planlama ve gerçekleştirme ile ilgili gerekliliklerin ve uygulamaların yapılması. Kalibrasyona tabi İzleme ve Ölçme cihazlarının kalibrasyonlarının yapılması ISO 14000 / ISO 14001:2004 İç tetkik ile ilgili eğitimin yapılması ISO 14000 / ISO 14001:2004 Çevre Yönetim Sistemlerinin tüm elemanlarının denetlenmesi ve sonuçlarının rapor haline getirilmesi, Takip tetkiklerinin gerçekleştirilmesi , İstatistiksel proses kontrol eğitimin yapılması, Acil Durum Eylemlerinin Yapılması, Tatbikatların Yapılması, Veri analizi ve istatistik çalışmaların yapılması ve sonuçlara göre gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetlerin belirlenmesi, Uygun olmayan ürün-hizmetin kontrolü ile ilgili belirlenen metotlar ışığında uygulamaların yapılması, Diğer proseslerle ilgili etkin bir Düzeltici ve önleyici faaliyet planlaması yapılması ve gerekli faaliyetlerin planlanarak uygulamaya alınması, yapılan bütün düzeltici ve önleyici faaliyetlerin sonuçlarının etkinliğinin gözden geçirilmesi , ISO 14000 / ISO 14001:2004 Çevre Yönetim Sistemi Performansı ile ilgili olarak üst yönetime rapor verilmesi , ISO 14000 / ISO 14001:2004 Çevre Yönetim Sisteminin etkinliğinin değerlendirilmesi Belgelendirme kuruluşuna müracaat için gerekli hazırlık ve çalışmaların yapılması .

Firmada kurulan sistemin son kontrolleri ve ön tetkikleri yapılır görülen eksiklikler ve aksaklıklar giderilir.

Firma yöneticileri ile belgelendirme ISO 14000 / ISO 14001:2004 belgelendirme haftasının belirlenmesi sağlanarak belgelendirme başvurusu yapılır. Belirlenen tarih firmaya duyurulur.

Belgelendirme denetimi sırasında ilgili standarda uygun ISO 14000 / ISO 14001:2004 denetimi yapılır.

Belgelendirme tetkiki sonuçlarına göre varsa tespit edilen eksikliklerin tamamlanması yönetim temsilcisi tarafından gerekli çalışmalar yapılarak eksikliklerin giderilmesi sağlanır bu durum belgelendirme firmasına bildirilir ve belgelendirme firmasının uygulamaları ile takip edilir. ISO 14001:2004 belgesi firmaya verilir.

ISO 14001:2004 BELGESİ NASIL ALINIR - BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

KALİTÜRK® ve benzeri belgelendirme firmalarının yaptıkları denetimler 3.taraf denetimler olarak tanımlanmaktadır(Bkz ISO 19011). ISO 14001:2004 Yönetim Sistemini kurmuş ve uygulamaya geçirmiş olan firmaların belgelendirilmesi aşağıdaki aşamalarından sonra gerçekleştirilebilmektedir :

TEKLİF AŞAMASI : Sistemini kurmuş olarak belgelendirilmek isteyen firmalar öncelikle Belgelendirme firmalarından fiyat teklifi alır. Belgelendirme firmaları fiyatlarını belirlerken Belgelendirilecek firmada çalışan personel sayısına ve firmanın kapsamındaki tasarım durumlarına göre fiyatlarını belirlemektedirler. Firmanın büyük olması denetim için daha fazla gün ayrılmasını v.b. durumları gerektirdiği için tetkikin bütün proseslerinin gerçekleştirilmesinde öncelikli olarak çalışan sayısının bilinmesi gerekmektedir. Fiyat teklifinin kabulü halinde belgelendirilecek olan firma Belgelendirme kuruluşuna ( KALİTÜRK®' e ) müracaat eder.
MÜRACAAT AŞAMASI : Belgelendirilmek isteyen işletme, Belgelendirme kuruluşuna ( KALİTÜRK®' e ) ait müracaat formunu doğru ve eksiksiz olarak doldurarak müracaat sırasında ÇYS, Çevre Yönetim Sistemi (ISO 14001:2004) dokümanlarını ve istenen diğer ek evrakları hazırlayarak Belgelendirme kuruluşuna sunarak müracaatını yapar.
DOKÜMAN TETKİKİ AŞAMASI(1.AŞAMA DENETİM): Belgelendirme kuruluşuna ( KALİTÜRK®' e ) müracaat eden firma müracaat sırasında ilgili sistem / sistemlere ait Dokümanlarının bir örneğini de sunar. Belgelendirme kuruluşu tarafından görevlendirilen Baş Denetçi tarafından Sistem dokümanları incelenerek ilgili standart şartlarını karşılayıp karşılamadığı kontrol edilir. Bu inceleme neticesinde şartlar karşılanmış ise firma denetim planına alınır. Karşılamaması durumunda ise müracaat eden firmaya durum yazılı olarak raporlanarak eksikliklerinin gidermesi istenir. Firmanın eksikliklerini gidermesinden sonra denetim planına alınır. Doküman tetkiki ile birlikte baş denetçi tarafından gerekli görülmesi halinde bir ön ziyaret de planlanabilmektedir.
DENETİM PLANLAMA AŞAMASI : Belgelendirme kuruluşu ISO 17021 şartlarına bağlı kalarak kuruluşun büyüklüğüne göre firmada uygulamaların yerinde görülmesi için gerekli olacak denetim süresini ve uygun denetçileri , tarihi belirler. Bu bilgiler firmaya ulaştırılarak teyidi istenir. Denetim Plan Teyidinin ardından ilgili tarihte denetim yapılır.
DENETİM AŞAMASI (2.AŞAMA DENETİM): Planlanan tarihte firma denetimi gerçekleştirilir. Denetim açılış toplantısı ile başlar. Daha sonra denetim programına uygun olarak ilgili departmanlar yerlerinde ziyaret edilerek sistem şartlarına ait dokümanlar ve uygulamaları denetçiler tarafından incelenir. Bütün standart maddeleri ve departmanların tetkikinin ardından denetçiler var ise bulgularını değerlendirerek Belgelendirme için olumlu veya olumsuz olarak tavsiye kararını verir. Bu karar kapanış toplantısı vasıtası ile firmaya da aktarılır. Denetim ekibinin verdiği karar olumsuz olur ise ilgili uygunsuzlukların düzeltilmesi talep edilir. Denetim ekibinin verdiği karar olumlu ise veya uygunsuzlukların giderilmesi, bunun belgelendirme kuruluşu tarafından teyit edilmesinin ardından ( takip tetkiki veya tetkik sırasında yapılan düzeltmeler , düzeltmelerin belgelendirme kuruluşuna ulaştırılması ve bunun doğruluğunun onaylanması ) belgelendirme kuruluşunun iç prosedürü işlemeye başlar.
SÖZLEŞME AŞAMASI: Raporların ilgili komite tarafından incelenerek onaylanması durumunda sertifikalar hazırlanarak firma ile Belgelendirme Sözleşmesi yapılır ve ilgili sistem belgesi firmaya sunulur.Belgeler ve sözleşme üç yıl geçerli olup bu süre içerisinde Belgelendirme kuruluşu tarafından yılda en az 1 defa Gözetim Tetkiki yapılarak sistem şartlarının devamlılığının takibi yapılır. Bu tetkikin sonuçları ve sözleşme şartları baz alınarak bu çalışmalar devam ettirilir.
BELGE YENİLEME AŞAMASI: Belge geçerlilik süresi dolmadan bir iki ay önce, belge sahibi firma başvuruda bulunarak, belge süresinin uzatılmasını talep eder. Bu durumda belgenin denetimi yapılır ve belge geçerlilik süresi ilk ara denetim yapılarak devam eder, 2. Aradenetim bitmiş ise üç(3) yıl daha devam eder(yeniden belgelendirme sürecine döner).